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1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich ist Ombiance UG (haftungsbeschränkt), Windmühlenstraße 55, 47445 Moers, Deutschland. Datenschutzanfragen: info@ombiance.org. Die Geschäftsführung ist im Impressum genannt. Es wird kein Datenschutzbeauftragter behauptet; eine mögliche Benennungspflicht ist vor dem Start zu prüfen.
2. Website und Hosting
Die Website ist für Hosting bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich vorgesehen. Beim Abruf verarbeitet der Server technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeit, angefragte URL, Browserangaben und Statuscode, soweit im Hosting protokolliert. Zweck ist die Bereitstellung und Absicherung der Website; Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. [LEGAL REVIEW REQUIRED BEFORE PUBLICATION] Hostingvertrag, Auftragsverarbeitung und tatsächliche Serverlog-Frist bestätigen.
3. Kontakt und Geschäftsanfragen
Wir verarbeiten die übermittelten Kontakt-, Unternehmens- und Projektdaten, um Anfragen zu beantworten und eine Zusammenarbeit vorzubereiten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertraglichen oder vorvertraglichen Anfragen; sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO am sachgerechten Beantworten von Nachrichten. Pflichtfelder sind für die Bearbeitung nötig; ohne sie kann das Formular nicht gesendet werden. Alternativ ist E-Mail-Kontakt möglich.
4. Bewerbungen
Namen, Kontaktdaten, Sprachkenntnisse, Erfahrung, Verfügbarkeit, Motivation und gegebenenfalls Lebenslauf bzw. LinkedIn-Link werden zur Prüfung der konkreten Bewerbung verarbeitet. Für Bewerbungen auf Beschäftigung kommt § 26 Abs. 1 BDSG, für freiberufliche Vertragsvorbereitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht. Die Bestätigung am Formular ist keine pauschale Rechtsgrundlage für zusätzliche Nutzungen. Eine gesonderte freiwillige Einwilligung wäre für einen späteren Talentpool erforderlich; ein solcher ist nicht implementiert. Bitte keine Gesundheitsdaten oder Ausweiskopien einsenden.
5. Versand, Empfänger und Uploads
Formulare werden per verschlüsseltem SMTP an info@ombiance.org gesendet. Zuständige Mitarbeitende und vertraglich gebundene Hosting-/Maildienstleister können Daten zur Bearbeitung erhalten. Lebensläufe werden als Anhang versendet; temporäre Serverkopien werden nach dem Versandversuch gelöscht. Ein Upload wird nicht öffentlich bereitgestellt. Die Website speichert keine Bewerbungsdatenbank. E-Mail-Kopien verbleiben im Postfach und unterliegen dessen Löschkonzept. [LEGAL REVIEW REQUIRED BEFORE PUBLICATION] Den konkret konfigurierten SMTP-Anbieter, Empfänger und Verträge bestätigen. Keine automatische Weitergabe an Geschäftskunden ohne gesonderte Prüfung und Information.
6. Cookies und Sicherheit
Die freiwillig gewählte Sprache wird bei Nutzung des Sprachschalters für ein Jahr im Cookie ombiance_language gespeichert. Für Formulare dient ombiance_session als Sitzungskennung, insbesondere zum CSRF-Schutz; das Cookie endet mit der Browsersitzung. Grundlage für notwendige Funktion bzw. ausdrücklich gewünschte Sprache ist § 25 Abs. 2 TDDDG; personenbezogene Verarbeitung erfolgt auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gegen Missbrauch werden pseudonymisierte IP-Zähler verwendet: keine unverschlüsselt gespeicherte IP im Anwendungszähler; Sperrfenster eine Stunde, Bereinigung beim nächsten Formularversuch. Technische Fehler werden ohne Formularinhalte protokolliert.
7. Aufbewahrung
Temporäre Anhänge werden nach dem Versandversuch entfernt; verwaiste Uploads werden nach einer Stunde beim nächsten Website-Aufruf bereinigt. Anwendungsfehlerprotokolle werden nach 14 Tagen beim nächsten Aufruf entfernt. Anfragen werden gelöscht, sobald sie abgeschlossen sind und keine Aufbewahrungs- oder Rechtsverteidigungsgründe mehr bestehen. [LEGAL REVIEW REQUIRED BEFORE PUBLICATION] Für abgelehnte Bewerbungen ist eine Löschung im Postfach spätestens sechs Monate nach Absage vorgesehen, sofern keine begründete Ausnahme besteht; diesen Prozess und Fristen für Kundenkorrespondenz, Backups und Hostinglogs verbindlich festlegen. Eine erfolgreiche Bewerbung wird nach dem jeweiligen Vertragskonzept weiterverarbeitet.
8. Internationale Übermittlungen und Einbindung
Es sind keine Analyse-, Werbe-, Video- oder Social-Media-Dienste eingebettet. Bilder und Skripte werden lokal ausgeliefert. Ein eingereichter LinkedIn-Link wird nicht automatisch abgerufen. Geplantes Hosting liegt in Deutschland; SMTP und Unterauftragnehmer müssen vor Betrieb bestätigt werden. Bei Übermittlungen außerhalb des EWR sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zu prüfen und konkrete Garantien zu ergänzen. Die Website verwendet keine automatisierte Entscheidung oder Profiling zur Bewerberauswahl.
KI-Funktionen, Talent-Matching und menschliche Prüfung
Die Website beschreibt mögliche KI-Unterstützung als Produktkonzept. Aktuell werden über die öffentliche Website keine Bewerbungs- oder Formulardaten an einen KI-Anbieter übertragen und keine Sprach-, Stimm-, Emotions- oder Qualitätsanalysen durchgeführt. Ein künftiges KI-gestütztes Matching darf nur projektbezogene Kriterien wie Fähigkeiten, Sprachen, Erfahrung und Verfügbarkeit strukturiert vergleichen. Die endgültige Entscheidung über Einstellung oder Projektzuordnung bleibt bei Menschen. Besonders geschützte Merkmale und Emotionserkennung werden nicht zur Bewerberbewertung eingesetzt. Vor einer Aktivierung müssen Anbieter, Daten, Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherfristen, menschliche Aufsicht und Drittlandtransfers dokumentiert werden.
9. Deine Rechte
Nach den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch, insbesondere gegen Verarbeitung auf berechtigtem Interesse. Eine Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit zuvor erfolgter Verarbeitung bleibt unberührt. Anfragen bitte an info@ombiance.org. Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, etwa der LDI Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.